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大丈夫? あなたの合唱団のネット窓口! その1

 

 

 

さて、「全国大会出場団体あれやこれや:出張版」を
8年間続けましたが、昨年で終了しました。

全国大会へ出場される合唱団に質問メールを送り、
そのご回答を掲載させていただくのを主にしていたこの企画。
ご回答して下さった合唱団のみなさまには感謝するばかりです。

 

この企画、最初は知人がいる合唱団に
話を聞いているだけだったのですが、
数年経って「出場団体すべての合唱団にメールを送る」
と変わりました。
つまり私がまったく面識が無い、
このブログのことも知らない団体に
メールを送ることもあったわけです。
正直、迷惑でしたね。ごめんなさい。




しかし、最初に強く念を押しますが、ほとんどの合唱団は
常識的な対応で丁寧にご返信をしていただけるのです。
もちろん質問に答えて下さる、
お断りになるの是非を問うているわけではありません。
ご返信をしていただけるか、していただけないか、それだけです。

何回も書きますが、ほっとんど!の合唱団は
ちゃんとご返信をしていただけます。

しかし、今回の記事は、大変残念ながら、
例外中の例外の合唱団の対応を記し、
合唱団にメールが届いたとき、
ふさわしい対応は何か、ということを
考えていきたいと思います。

これから書く事例は誇張なく、すべて事実ですが
もちろんその合唱団や個人を
特定、糾弾することが狙いではありません。

 




CASE1
<メール担当者不調>


とある団体HPに書かれているメールアドレスに
企画用の質問メールを送ります。
・・・返事が来ません。

だいたい1週間待ち、返事が来ない場合は

「メールトラブルが起こった可能性も考慮し、
 再度メールを送らせていただきます」

として、もう一度メールを送ります。
この場合もそうしたのですが、
やはり返事はありませんでした。
さらに1週間後にメールを送っても同じです。
合計3通のメールを送りましたが
返事をいただけなかったわけです。


今でこそツイッターやFacebookで
合唱団や団員さんと繋がることは可能ですが
7、8年前までは面識の無い合唱団とは
ネット上ではメールが唯一の繋がりでした。

そういうわけでその年はその団体から
返事をいただくのをあきらめました。
そして数年後、全国大会後に
出場団体が集まる「史上かつてない2次会」で
件の合唱団の団員さんとお話しした時に
メールの返事がいただけなかったことを話すと

「あ~、当時のメール担当者の○○さんは
 その年にいろいろありましたからねぇ~~」
(○○さんの名前は失念しました)


えーと、その○○さんの「いろいろ」には
大変ご同情いたしますが、
合唱団の窓口としてはダメじゃね?


…こちらの合唱団の話はもう少し続きます。
数年の空白を経て、
ダメ元で送ってみようと
件の合唱団HPのメールアドレスへ
ふたたびメールを送ってみると
なんとその合唱団団員の△△さんから
企画に賛同する非常に丁寧なご返信が!

私なりに心からのお礼メールを送り、
良かった良かった、と喜び、さらに次の年。
件の合唱団も全国大会へ連続出場されたので
△△さんへふたたびメールを送ったところ
・・・返事がありません。
再度メールを送るも、やはり返事なし。あれ~?


締め切りが近かったこともあり、
この時は既にツイッターが広まっている時代なので
その合唱団の団名で検索し、
△△さんとは別の団員さんのご協力を得て、
その年の記事を無事書くことはできたのですが。
△△さんの事情や健康状態が気になります。
△△さんにふたたび「いろいろ」あったのでしょうか。


そして○○さんと△△さんは同一人物なのでしょうか・・・。




<結論:HP担当者の都合で返事が出せないのはダメ!>

「いろいろある」のでしたら、
別の担当者がメールを引き受けるとか
複数の人がメールを受け取るとか、
そういうシステム作りをして欲しいんです。
お願いします!




 

 




CASE2
<どの答えを信じればいいの?!>



とある団体へ質問メールを送ります。
・・・返事が来ません。
再度送ります。
また返事が来ない・・・と、あきらめていたら
私が設定した締め切りより数日過ぎて返事が来ます。
最初のメールを送ってからおよそひと月が経っていました。

しかも2通。
件の合唱団の、それぞれ違う団員さん2人からです。

さらにそのメール、
団員Aさんの内容は
「締め切りを過ぎ、時間的に到底お答えできないので
 今回はお断りさせてください」

そしてもう1通、団員Bさんのメールは
「締め切りは過ぎてしまいましたが、がんばって書きます!」


当然ながら私は混乱しました。
AさんBさん宛てに

「それぞれ正反対のことを書かれているのですが
 私はどちらを信用すればいいのでしょう?
 AさんBさんでお話合いの上、
 出された結論を教えていただけますか?」

とメールを送ります。

・・・返事が来ません。
数日後、再度メールを送るも返事は来ません。

返事がまったく無いまま、全国大会当日を迎えました。
そして史上かつてない2次会。
「文吾さん?」と声をかけてきた
件の合唱団の団員Bさんがいました。

「いや~、色々とすいませんでした! あはははは!」
そして笑いながら爽やかに去っていかれました。
私は去っていく団員Bさんを見ながら
「あははは、はは・・・」と
力ない笑い声をつぶやくのが精一杯でした。




<結論:団内の意見は統一してください!>

CASE1の結論と異なるようですが
対応する方が複数でも
それぞれの対応、方針が異なっていれば
受け取る側が混乱します。

また、この場合は団員AさんBさんも
私からの返信メールを受けて悩んだと予想します。
それでもスルーせずに、
せめて「メール読みました」の一文だけでも送って欲しいのです。



合唱団MODOKIの名刺の裏に書かれている一文。


 

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メールには反射神経的な返信を!


名言だと思います。





(明日につづきます)