大丈夫? あなたの合唱団のネット窓口! 最終回

 

 




さて、「ネット窓口の対応問題」、
望ましい対応はどういうものがあるでしょうか。

 


私が体験してありがたかったのは
合唱団HPにメッセージ欄があり、
そちらに書き込み送信すると、即座に
「メールを受け付けました」と
自動返信によるメールが送られてきた団体です。

メールトラブルにより
「先方へ届いているかどうか」を
まず心配してしまうものなので
このシステムの実装はとても安心できるものでした。


続いて和歌山県のアンサンブル・ミカニエ指揮者
阪本健悟先生のツイートです。

 

 

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このシステム、ご対応は、送る側として本当に嬉しいですね。
ネット窓口担当者個人の負担も減らせますし、
担当者個人では何らかの事情で返信が遅れる場合があっても
このシステムなら補うことができます。

他の方の言葉ですが
「担当者個人の意識」という
あやふやなものに依存するのではなく、
このミカニエさんのように
システムで解決するべき問題なのかもしれません。




・・・とは言え、
これらのシステムを実装できない団体もあるでしょう。
私が体験した中でその解決策としては



「ネットの窓口を作らない」です。



とある団体にはネット用の窓口が存在しません。
厳密に書くとHPに「お問い合わせ」の欄はありますが
条件が厳しく、ほとんどの質問や依頼は
その条件に適いません。

皮肉でもなんでもなく、この団体のやり方は
ひとつの見識であると思います。
その合唱団の役員が
問い合わせに対し、時間や内容的な問題で
満足できる対応ができないと判断した場合
公式なネット窓口を閉じてしまうのも
現実的な方法ではないでしょうか。


もしくは質問や依頼の内容を限定する旨を記す。
(例:「今後の演奏予定」「見学希望」
「チラシ挟み」「情宣活動」以外の
 ご質問、ご依頼は申し訳ありませんがお受けできません)


望ましい期日の返信が難しい旨を記す。
(例:大変申し訳ありませんが担当者の都合により
 メールへの返信は2週間から一か月程かかる場合がございます。
 予めご了承の上、お送りくださるようお願いいたします)

・・・などが書かれていれば
送る側、合唱団側、双方に益するのではないでしょうか。
(※実際、上記の団体へ連絡を取ろうとして
 「お問い合わせ」欄ではなく知人の知人経由で
 団員さんと連絡を取ることができました。
 当時、ご協力いただいたみなさまに感謝いたします)



ビジネスメールの返信に期待する時間は
「24時間以内」が86.7%、
「3日以内」が8割というアンケート結果があります。
http://internetcom.jp/research/20070627/1.html


私の場合は送ってから1週間以内に
「追って、お返事さしあげます」など
何らかのご返信がいただけなかった場合、
メールトラブルも考え、再度送ったものですが、
上記のようなアンケート結果を踏まえた対応、
システムを考えるべきかもしれません。




●最後に


再度掲載する他の方の言葉ですが
ネット窓口不備の怖いところは
合唱団の「他のみんなが知らないうちに」
合唱団自体の評価が下がってることです。

現在素晴らしいネット対応をしていただいている団体でも
担当者やシステムが変われば
挙げた事例のようなことは起こりえます。

担当者だけの問題を問うのではなく、
システム、自分たちの団全体の問題とする
この記事の趣旨についてご理解していただければと思います。


今まさにメールを無視され続けたり
酷い言葉をかけられている人たち。
どうすればそういう人たちを減らせられるか、
そして自分の合唱団の評価を下げないためにも
ネット窓口担当者だけではなく、
自分たち合唱団の全体の問題として
どうか、考えてみてはいただけないでしょうか。
よろしくお願いいたします。


最後に。
団体名と個人名を記すことは控えますが
私の拙いメールに
お断りも含め、真摯に誠実に対応して下さった
たくさんのネット窓口対応のみなさまへ
心から感謝の言葉を捧げたいと思います。

未熟な私の依頼に対し、
しっかり受け止めていただいたことは本当に嬉しいものでした。
個別のご返信として感謝の気持ちは伝えたつもりですが
ここで改めて、お礼を申し上げます。

本当に、ありがとうございました。